规章制度

第一章 总 则

第一条 为了规范学校日常财务报销管理，根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》等有关规定，结合我校实际，制定本规定。

第二条 各单位、部门（项目）负责人作为本部门经费使用的主要责任人，对本部门所有经费使用的真实性、合规性、效益性负有领导责任。

第三条 学校各项经费按照各单位权责范围进行归口管理，各项经费的列支应符合预算列支口径。

第四条 财务人员严格履行职责，依法依规审核经济业务，对违反规定的报销事项有权拒绝受理。

第二章 报销票据要求

第五条 办理报销业务必须取得合格的原始凭证，原始票据必须真实、合法且填写完整，即来源合法、内容真实、完整、合规，报销票据具体应遵循以下规定：

（一）从外单位取得的发票和收据等原始票据，其中发票须印有税务机关发票监制章并加盖开票单位发票专用章（火车、飞机汽车、轮船及部分交通票据除外），收据须印有财政部门票据监制章并加盖单位财务专用章。

（二）付款单位（俗称抬头）须为“北海艺术设计学院”。取得的增值税发票，应正确填写购买方信息，不符合规定的发票，不得作为报销凭据。收款单位名称应与合同签订单位、发票开出单位一致。

（三）报销的票据不得有涂改、挖补等现象。凡是填写有错误的票据，必须由开出单位重新开具，不能在原单据上更正。

（四）从外单位取得的原始单据如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等和附原始单据存根联复印件，并盖有原开出单位的财务专用章，经办人书面阐明遗失原因，并由有关经费审批人和财务资产处负责人、校领导审批后方可作为原始凭证报销。

（五）增值税专用发票认证有效期为发票开具之日起180天，取得增值税专用发票后应按规定时间报销，将发票的发票联、抵扣联提交财务资产处报销并认证成功，逾期财务资产处不予办理。如发生无法抵扣的损失则由经办人承担。

（六）如发生增值税专用发票丢失，经办人应在发票丢失后1周内，将丢失专用发票详细信息报财务资产处备案，并应联系收款方，及时取得对方提供的增值税专用发票记账联复印件及对方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》后提交财务资产处备案。

（七）电子发票报销时，须登录开票方告知的电子发票服务平台，查询下载电子发票的版式文件，使用A4纸进行打印方可报销。

（八）使用外汇付款的支出，需有金融机构出具的付款汇款证明。取得的国外发票或收据，必须翻译成中文，并由翻译人签字，财务资产处根据付款日的汇率换算成人民币后报销。

第三章 报销票据粘贴

第六条 报销票据粘贴应遵循以下规定：

（一）经办人在报销前将原始凭证按业务性质和列支项目进行分类粘贴。粘贴顺序从右至左，对齐粘贴单边缘依次展开，整体呈鱼鳞状。粘贴效果力求整洁、平整，分布均匀，层次分明，易于归档保存。如一次报销的票据较多，一张票据粘贴单容纳不下的，可另贴一张。

（二）小于粘贴单的票据应粘贴在粘贴单左上角“装订线”以下，票据正面朝上，从右到左，较小的票贴在下面，较大的票贴在上面。粘贴的票据与粘贴单上下、左右对齐，不可超过粘贴单上下及左右边界，每张票据约错开1厘米左右距离。呈“鱼鳞状”整齐排列。要求每张票据均贴在粘贴单上，不得以票贴票，保证票面内容如金额、客户名称、项目名称、日期、印章等可见。

（三）发票大小整体宽于粘贴单情形，无需鱼鳞状粘贴，大张发票全部顶住粘贴单左上角，不可超出粘贴单左边界和上边界。层叠粘贴，无需鱼鳞状错开，超出粘贴单部分，逐一折叠即可。

（四）取得的增值税专用发票含两个联次，分别是抵扣联和发票联。粘贴时注意仅须将增值税专用发票的发票联粘贴在粘贴单上，专用发票的抵扣联应另行提交财务资产处。抵扣联不得签字，不能折叠，并请保护好抵扣联的密码区。

第四章 报销基本要求

第七条 学校各种经济活动资金结算必须在预算年度（1月1日至12月31日）内，当年12月20日以前结算；当年12月16日－12月31日开具的票据，可在次年1月15日前报销，逾期不予报销。各项专项经费按上级要求资金支出进度完成。

若有特殊情况未能按时报销，须由经办人提供书面情况说明由部门负责人审核，财务资产处负责人审批后方予以报销。

第八条 购买批量大或且金额5万元以上的经济业务，在办理付款环节须提供合同。

第九条 部分费用项目需使用自制原始凭证的，按照学校空白凭证有关规定执行，自制原始凭证应规范整齐，基本格式和主要内容可打印，制表人、负责人、经办人必须由本人签字，不得打印或盖章。

第十条 经办人是指具体经办业务的个人，未参与该项业务的人员，不得在报销凭证的经办人栏处签字。

验收人应根据经办人提供的原始凭证载明的可盘点物品的品种、规格、数量和单价进行验收，检验物品和购物凭证是否相符并在验收凭证上签字。验收人应对所验收物品的真实性负责。

经办人、验收人或经办人以外的第三者（证明人）还须同时在发票背面签名（不可盖签章）。

第十一条 经办人和其所在部门负责人应对发票的真伪负责。对弄虚作假、违法违规的发票，财务资产处不予受理，并按规定对虚假发票予以扣留、登记、备案。

第五章 报销基本程序

第十二条 填写报销单据、提供报销材料。

按业务类别进行，实行“一事一报“、“一次一报”。报销时需提供票据和校领导同意的批文。填写的报销单需注明报销事由、列支经费、金额大小写、附件张数、报销人或收款单位账号等详细信息，并将票据按照费用类别汇总金额填入报销单相应栏目，报销单上事由表述与票据内容须吻合。

采购货物、服务和工程的经济业务，如果达到学校招标额度的，需提供招标合同或协议原件1份；发票需附购物清单，需要保管的，实物保管人进行实物验收，采购服务的需附服务项目清单；采购工程的，按本规定第六章办理。以上所附的清单，需加盖供货或服务单位发票专用章。

第十三条 审批。报销单由经办人和部门、单位（项目）负责人签字，财务资产处审核后提交分管校领导审定，学校主要领导审批。

第十四条 财务结算方式的有关要求。

（一）所有报销款项一律通过转账方式支付，包括转入经办人银行卡和对公转账汇款两种方式。其中已由经办人以现金垫付、网络付款或以个人银行卡刷卡垫付、以及预借差旅费的报销事项可以将报销款项转入经办人银行卡中，其他报销事项一律通过对公转账方式将款项直接汇入收款单位账户。

（二）根据《现金管理条例》规定，原则上结算金额在1000元以下的零星开支方可用现金支付，1000元及以上的款项结算支付采用转账、汇款、网络付款、刷卡支付等方式支付。

第六章 报销具体规定

第十五条 相关费用报销规定。

（一）公务借款

1.经办人办理借款需填写借款单。

2.差旅借款应在出差回来后一个月内办理报销手续。其他借款应在业务完结7个工作日内办理报销手续。

3.教职工借款原则上不跨年度，每年12月20日前，教职工的借款均应归还，次年可以重新办理借款手续。教职工辞职、离职前须全部还清欠款。

（二）预付款

1.发票未到，须先转账支付的款项，按付款用途填写相关单据。应填写经费项目、预支理由、预支金额、收款单位名称、收款到的单位账号、收款单位开户行等信息。

2.预付各类基建、修缮改造工程项目、大宗材料设备采购，应按实际工程进度和合同约定办理付款。

3.暂付款原则上应在付款之日起2个月内办理报销。

4.其他规定按照《北海艺术设计学院预付款暂行管理办法》执行。

（三）各类劳务、津贴、人员费用报销

1.支付校内人员经费支出（含工资、课酬、补助、劳务费、加班费、奖金、监考费、评审费、答辩费及其他各类酬金等），由人事处审核，以银行转账方式发放，并依法扣缴个人所得税。

2.校外人员领取酬金须提供领款人姓名、身份证号及身份证复印件、工作单位、职务职称、联系电话等相关信息，原则上以银行转账方式发放，不具备银行转账发放条件的，必须由本人签收领款，不得由他人代签代领，并依法缴纳税金。

3.学校预算安排的各类公用经费、专项经费严格按规定发放劳务费、酬金。

4.学生劳务费的发放必须明确标识发放原因、标准。领取劳务费提供姓名、学号、身份证号、联系电话等相关信息，以转账方式发放至学生银行卡。

（四）福利性支出报销

学校福利性开支的费用以银行转账方式支付，由经费管理部门按相关手续办理经费审批。

（五）差旅费的报销

1.差旅费报销应在出差返校后一个月内报销，如遇寒暑假可顺延。报销时提供校领导同意的批文，并附上火车票、高铁/动车票，船票或飞机票、住宿费发票等凭证，同时出差两人以上的，须一齐报销。

2.国内机票报销须提供加盖中国民航发票专用章的“航空运输子客票行程单”，机票为网上公司代订的发票须附上具体行程单截图。

3.国际机票报销：①境内购买须提供加盖中国民航发票专用章等相关信息的“国际航空运输电子客票行程单”。②境外购买须提供电子行程单，电子行程单上无机票款需提供支付机票款的付款凭据等证明材料。

4.具体规定按照《北海艺术设计学院差旅费管理办法》执行。

（六）会议费用报销

1.承办会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费等。

2.承办会议费报销时应当提供会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表、定点饭店等会议服务单位提供的费用原始明细单据作为报销原始凭证。

3.会议费支付，应当以银行转账方式结算。

（七）举办培训班费用报销

1.培训费报销时应当提供培训通知、实际参训人员签到表、讲课费签收单以及培训机构出具的原始明细单据、电子结算单等作为财务记账时的原始凭证。

2.培训费开支范围包括住宿费、伙食费、培训场地费、讲课费、培训资料费、交通费、其他费用。

3.付讲课费、小额零星开支以外的培训费用，应当采用银行转账结算，不得以现金方式支付。

（八）公务接待费报销

1.公务接待费用应遵循“一事一结”原则，公务接待活动结束后，接待部门凭审批单、用餐发票及时办理财务报销。未经批准的招待费用一律由个人承担。

2.无论金额大小，均需按规定由部门负责人审核，校领导审批。

（九）交通费报销

原则上应尽量乘坐公共交通出行，特殊情况需经分管校领导事先批准，方可以乘坐出租车。连号出租车票不予报销。

（十）公务用车费用报销

学校公务车的燃油费、过桥过路费、停车费及车辆维修费、养路保险费等报销，应在发票上注明车牌号。

因工作需要租车外出，公共交通不便到达目的地，需租、包车的，须出具加盖部门公章的情况说明以及相关合同或协议，详明时间、地点、事由等情况。租车费用报销需办理转账支付费用。

（十一）打印复印费报销

在同一家文印店打印复印费报销金额达500元以上，需另附文印店打印清单明细并加盖开票单位发票专用章，清单上必须写明业务的内容、数量、单价、合计金额等。

（十二）购置物品报销

1.一般用品开支报销。

（1）购买办公用品、文具、食品、图书、资料、耗材、维修配件等批量购物的票据，必须附上税控系统开出的《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖发票专用章。

（2）商场、超市购买商品不允许二次开票或商品名称不详、数量单价不清的电脑打印发票，报销时需提供购物明细清单小票。

（3）购入图书资料按规定须办理入藏手续的，应凭文献资料入藏手续单报销。

（4）购买实物形态物品报销时除经办人和经费审批人签字外还应当另有物品验收人签字。购买物品用于奖励性发放给个人的，报销时须提供领用人签字的物品发放清单明细表，并按薪资收入计缴个人所得税。

2.低值易耗品报销。

单价在200元以上1000元以下，使用期限在一年以上的物品，如仪器仪表、电器、工具、量具等属于低值易耗品，报销时凭发票和部门有关人员签字验收或证明。

3.达到固定资产标准的仪器设备开支报销。

使用期限超过一年，单位价值在1000（含）以上并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资，作为固定资产管理。其开支应在取得购物发票，按规定到资产管理部办理验收和固定资产登记手续，并按规定履行审批手续后方能报销。

（十三）维修（护）费报销

各类零星维修应提供维修清单或维修记录，基建修缮维修费用报销还须提供合同、工程结算书、验收报告。

（十四）学生活动经费报销

1.每项学生活动一次性报销，并注明该次活动的主题，举办时间，根据具体活动内容凭票据据实报销，购置的各类纪念品、奖品须提供发放清单并由经费部门负责人批准后方可报销。

2.单笔支付金额1000元（含）以上的使用转账或POS机刷卡小票、微信、支付宝刷卡截图等。通过淘宝、京东等电商平台购买学生活动用品的，必须提供包含购买物品数量和单位信息的订单截图。

3.学生代表学校参加区内区外举办的活动等，差旅费报销参照学校制订的差旅费管理相关规定报销。

（十五）实习实训费报销

实习实训经费原则上按年度预算经费额度统一分配。

1.支付给实习单位的实习费必须通过转账方式；支付给实习指导教师费用的原则上通过银行转账方式支付。

2.实习交通费，集体包车运送学生的车费凭发票报销。

3.学生实习补助报销时，应同时提供纸质和电子版补助表格经学生本人在补助表签字，财务资产处直接将补助款转入学生银行卡。

（十六）科研经费开支报销

1.科研项目（含纵向科研项目、横向科研项目）立项应当编制项目经费预算，项目承担单位或个人须按照批复的项目经费预算的开支范围和标准办理支出。

2.科研经费购买计算机、打印机等设备，应执行学校采购管理相关规定，经分管业务校领导审核，并按规定履行审批手续后方能报销。

3.其他规定按照学校科研管理办法执行。

（十七）基建项目的报销

1.基建经费支付是指依据基本建设工程发承包合同等进行工程预付款、进度款、竣工价款结算的活动。基建工程或维修项目的报销，经办部门和建设、维修单位与财务资产处事前核清账目，严格履行有关审批手续；按进度预付部分工程款时，经办部门须提供审批后的合同或协议，严格按照协议规定执行。

2.工程完工并交付使用后基建管理部门应及时与施工单位办理工程结算。在工程竣工结算前，施工单位须交清所欠学校水、电费等费用。财务资产处凭有关经费开支审批单及其所附《建设工程质量竣验收意见书》、《竣工结算报告书》、《工程审计单》、水电结算清单等支付工程尾款。

3.质保期满，由请款单位提出申请并写退质保金申请报告；退履约保证金的须退还财务资产处开具的收据，经基建管理部门负责人报销经费审批权限签字后，交财务资产处办理退质保金、履约保证金转账手续。

第七章 附 则

第十六条 本办法自发布之日起实施，学校现行财务管理规定与本办法不一致的，执行本办法。

第十七条 本办法由财务资产处负责解释。